2019-07-16 | Kaizen&Lean

Kultura spotkań

Aquael jest polską firmą założoną 1984 r. Specjalizuje się w projektowaniu i produkcji wszystkiego, co jest potrzebne do założenia i pielęgnacji akwarium słodkowodnego, stawu ogrodowego, a także w wyposażaniu akwariów morskich. W jej portfolio znajdziemy ponadto właściwie wszystko, co potrzebne do życia domowemu czworonogowi i jego właścicielowi. Firma obecnie zatrudnia blisko 600 pracowników i realizuje całą produkcję w 2 zakładach zlokalizowanych w Suwałkach i Warszawie.

Termin „komunikacja” jest dziś odmieniany przez wszystkie przypadki. Chcemy komunikować się  lepiej, by współpraca była na poziomie nie tylko zadowolonych pracodawców, ale i współpracowników – taki stan staje się kluczowym celem wielu organizacji. Nasza dojrzałość w myśleniu o procesach zarządczych jest już na tyle duża, że większość zaczyna zdawać sobie sprawę, że nie można wypracować lepszego wyniku finansowego bez oparcia na wspólnej dla wszystkich wizji celów i kluczowych zadań. Wiele firm podejmuje się tego wyzwania, ale brak obiektywnego spojrzenia z boku skutkuje tym, że w obliczu konieczności pogodzenia tej pracy z codziennymi obowiązkami, których niestety nie ubywa, oraz emocji, które są zawsze, gdy załodze „zależy”, przedsiębiorstwa nie dają rady mu sprostać.

– W przeszłości wielokrotnie podejmowano   próby, by samodzielnie optymalizować zakład Aquael, jednak za każdym razem nie było wystarczających efektów. Do współpracy zaproszono zatem podmiot zewnętrzny, który jako firma wiarygodna miał pomóc w przejściu przez te opory, niwelując stereotypy i ograniczenia, które zwyczajowo drzemią w ludziach – tłumaczy Janusz Jankiewicz, Prezes Zarządu Aquael.

To nie jest odosobniony przypadek – w takiej rzeczywistości często funkcjonują przedsiębiorstwa na naszym rynku. Dlatego chcemy podzielić się tym, co wydarzyło się u polskiego producenta akwariów.

Kluczowym wyzwaniem, jakie pojawiło się już na samym początku, było zbudowanie Doskonałości operacyjnej Aquael z perspektywy dwóch lokalizacji, które tworzą firmę. W każdym punkcie organizacji wybrzmiewały opinie o tym, że firma to dwa organizmy (warszawski i suwalski), natomiast załoga chce tworzyć jeden sprawny organizm. Niespójność obu spółek odzwierciedlały także wyniki i standardy, jakie funkcjonowały w organizacji, takie jak zlecenia produkcyjne niewspółmiernie wysokie lub niskie do tego, ile danego asortymentu kupowali klienci – zlecenia wywoływali sprzedawcy. Następnie kumulowanie tych zleceń z długiego okresu, służące zminimalizowaniu kosztów uruchomień na maszynach – z perspektywy planistów produkcji. Natomiast z punktu widzenia kierowników produkcji –  odwieczny problem posiadania zbyt wielu lub przeciwnie, niewystarczającej liczby montażystów na wydziałach.

Pracownicy różnych części organizacji nie potrafili zrozumieć, dlaczego – mimo że wszyscy pracują najlepiej, jak potrafią – nie mogą zrozumieć wzajemnie swoich potrzeb i wspólnie osiągać sukcesy.

W większości podobnych sytuacji po rozmowach z kluczowym kierownictwem zapada decyzja o wdrożeniu procesu S&OP – Sales and Operations Planning. Najważniejszym celem procesu S&OP jest zapewnienie stałej i obowiązkowej komunikacji między szefami działów, by mogli dyskutować nad bieżącą (i wciąż zmieniającą się) sytuacją, decydować wspólnie o najlepszych rozwiązaniach i następnie  komunikować te zmiany w swoich działach. To system, który ma swoje rutyny, takie jak spotkania, podczas których szefowie działów prezentują plany, komunikują odchylenia i synchronizują plany działów, podejmując wspólne decyzje o tym, jaki sposób będzie najlepszy do zrealizowania strategicznych celów biznesu. System ten potrzebuje też wypracowania i ustandaryzowania sposobu prognozowania sprzedaży, budżetowania środków potrzebnych do ich realizacji i następnie przełożenia tego na szczegółowy plan sprzedaży, produkcji oraz wysyłek. W ramach procesu S&OP zostają zdefiniowane kluczowe wskaźniki dla określenia efektywności Sprzedaży i Operacji. I tak też był w przypadku kierownictwa Aquaelu.

– Projekt istotnie wpłynął na specyfikę naszej pracy poprzez wprowadzenie kultury spotkań w ramach procesu S&OP. Systematyczne spotkania o jasno określonej logice przebiegu i celu odbywają się w gronie kilkunastu menadżerów. W trakcie spotkań omawiamy kartę wyników, analizując bieżące wykonanie planów, prognozy oraz plan działania na najbliższe okresy. Kluczowe tu jest to, że pracujemy na danych skonsolidowanych i rzeczywistych, dzięki czemu każdy z nas dokładnie wie, w jakim punkcie znajduje się cały biznes, a także obszar, za który się odpowiada. Taki model współpracy pozwala lepiej zarządzać firmą i działać nam zespołowo. Dziś jesteśmy bardziej jak zgrana drużyna i lepiej rozumiemy nasze wspólne cele.

Dzięki wdrożeniu S&OP uzyskaliśmy dużo większy przepływ informacji. Obserwuję transfer wiedzy finansowej do innych komórek w firmie, dzięki czemu ludzie są lepiej zorientowani zarówno w wynikach, jak i celach – powiedział Janusz Jankiewicz, Prezes Zarządu Aquael.

S&OP to także proces mocno oparty na współpracy z działem marketingu, który przed rozpoczęciem projektu był w firmie często pomijany w decyzjach i działaniach, a co finalnie powodowało, że klienci np. otrzymywali informacje o promocjach, do jakich produkcja nie była całkowicie przygotowana. Finalnie powodowało to często dodatkowe koszty pracy w postaci nadgodzin, zmiany planu oraz opóźnienie wysyłek do klientów.

– Bardzo ważnym obszarem w projekcie było opracowanie i wdrożenie w organizacji procesu S&OP. Proces S&OP pozwolił nam zintegrować zespoły, np. w obszarze współpracy między działem handlowym i marketingiem. Dało to ludziom duże zrozumienie, kto jest za co odpowiedzialny i na czym się koncentruje. Cotygodniowe spotkania działu handlu krajowego i eksportu to świetna formuła wspólnego omawiania problemów. Obecnie zespoły potrafią rozpoznać różnego rodzaju ograniczenia operacyjne, co pozwala im lepiej planować terminy realizacji dostaw, a to przecież wpływa na relacje z naszymi klientami. Ogólnie S&OP spowodował, że mamy w firmie o wiele lepszy przepływ informacji­ – uważa Janusz Jankiewicz, Prezes Zarządu Aquael.

Wdrożenie procesu S&OP, praca nad planowaniem w celu redukcji poziomu w magazynie to tylko dwie z całej garści inicjatyw, jakie zostały wdrożone w ramach projektu Doskonałość operacyjna Aquael w latach 2017–2018. Co ważniejsze, każde z tych działań, gdy tylko przekładało się na wynik finansowy, wzmacniało w świadomości ludzi ich  wkład w stworzenie jednej spójnej organizacji – takiej, jakiej chcieli. Opartej na takich wartościach, jak lojalność, pasja, szacunek do pracy, które w Aquael zawsze były, ale nie tak naoczne i intensywne jak dziś.

– Projekt rzucił nowe światło na naszą działalność, co dało ciekawe rezultaty. Mamy teraz okres koniunktury. Z jednej strony towarzyszy temu poprawa wskaźników: rosną obroty, zyskowność, poprawia się stopień wykorzystania kapitału, maleją zapasy, które były za wysokie, produkujemy krótsze serie, ustalając produkcję pod popyt – to wszystko jest naprawdę wspaniałe. Z drugiej strony, muszę podkreślić, że projekt pozytywnie zmienił naszą kulturę pracy. Znacznie większa liczba osób optymalizując produkcję, angażuje się dla wspólnego dobra i dla rozwoju firmy. Jest więcej uważności, współpracy, lepszej komunikacji. Dziś nie łapiemy już „pięciu srok za ogon”, lecz potrafimy koncentrować się na tym, co jest ważne i mieć realny postęp – powiedziałJanusz Jankiewicz, Prezes Zarządu Aquael.


Zobacz także

Rozmowa z Benedyktem Bródką, właścicielem firmy POL-PLAN
Współpracujące roboty pomagają zwiększyć wydajność produkcji
Przemysł 4.0, nowe realia czy też tylko modny żargon ostatnich lat na ustach menadżerów produkcji?
7 rzeczy, które powinno się zrobić wdrażając MilkRun
REKLAMA

Zapisz się do naszego newslettera

Więcej na temat

Przemysł 4.0, nowe realia czy też tylko modny żargon ostatnich lat na ustach menadżerów produkcji?
Najnowszy numer czasopisma Kaizen już dostępny!
7 rzeczy, które powinno się zrobić wdrażając MilkRun
Ujednolicenie i właściwa ocena danych jest kluczem do sukcesu
REKLAMA

Nasze czasopisma

TL 2016
mid logo2016
Logo KAIZEN rgb
 

Aktualności

Biblioteka Tekstów

REKLAMA