(Żródło: Freepik.com)

Popularne WMS-y zmieniały się w ostatnich latach pod względem ilości i rodzajów wspieranych procesów magazynowych. Dziś znajdują zastosowanie w magazynach różnej wielkości, zarówno tych tradycyjnych, jak i w systemach częściowo lub w pełni zautomatyzowanych. Efektem wdrożenia systemu WMS mają być w każdym przypadku wzrosty wydajności pracy magazynu. W praktyce sięgają nawet 30–40% względem sytuacji wcześniejszej. Dodatkowym bonusem jest z reguły niemal całkowita eliminacja pomyłek. W e-commerce to sprawa pierwszorzędnej wagi.

Cena konkurencyjności

Michał Pułaski, Specjalista ds. sprzedaży, DataConsult zaznacza, że inwestycja w WMS w e-commerce to nie tylko usprawnienie pracy magazynu, ale przede wszystkim element budowania przewagi konkurencyjnej. Dzięki automatyzacji: kompletacji, pakowania czy generowania dokumentów przewozowych, magazyn może obsłużyć znacznie większą liczbę zamówień w krótszym czasie, bez konieczności zwiększania zatrudnienia. Z kolei integracje z platformami e-commerce, systemami ERP i firmami kurierskimi gwarantują, że stany magazynowe są zawsze aktualne i informacje o zamówieniach trafiają do klientów w czasie rzeczywistym. – Wśród korzyści z WMS, na pierwszy plan wysuwają się: szybsza i dokładniejsza realizacja zamówień; pełna kontrola nad stanami magazynowymi; niższe koszty obsługi; lepsza przejrzystość i raportowanie; skalowalność – możliwość szybkiego dostosowania się do sezonowych wzrostów popytu i rozwoju biznesu – podkreśla M. Pułaski.

Źródło: Freepik.com

Z doświadczeń Asseco wynika, że inwestycja w WMS szybko przynosi efekty: liczba pomyłek spada średnio 97%, a czas obsługi zamówień skraca się o 40–50%. Podając te wskaźniki, Mariusz Żelazny, Szef Wydziału – Pion Sprzedaży i Wdrożeń Systemów ERP, Asseco Business Solutions, zaznacza, że w świecie, gdzie jedna negatywna opinia może zrujnować reputację sklepu, taka przewidywalność i jakość obsługi stają się fundamentem przewagi konkurencyjnej.

Porządkowanie procesów
– Branża e-commerce działa na bardzo niskich marżach, głównie przez silną konkurencję i presję cenową. Dlatego istotne jest zapewnienie odpowiedniej logistyki, by obsługiwać jak największą liczbę zamówień tymi samymi zasobami ludzkimi oraz sprzętowymi. WMS pozwala uporządkować procesy magazynowe i sprawić, że każdy etap – od przyjęcia, przez kompletację, aż po wysyłkę – działa we właściwy sposób. To oznacza, że firma może obsłużyć większy wolumen bez zwiększania kosztów jednostkowych, co bezpośrednio poprawia rentowność.
Mariusz Żelazny
Szef Wydziału – Pion Sprzedaży i Wdrożeń Systemów ERP
Asseco Business Solutions

Według Marka Kuropieski (Prezes Zarządu, Aspekt) wdrożenie WMS Rewista pozwala znacząco zwiększyć konkurencyjność – firma zyskuje wyższą dokładność realizacji zamówień, krótszy czas kompletacji i niższe koszty operacyjne. Możliwe jest oferowanie szybszych dostaw i lepszej obsługi klienta, co w e-commerce bezpośrednio przekłada się na przewagę rynkową. System jest również skalowalny, co pozwala łatwo reagować na rosnące wolumeny i zmienne potrzeby.

Element środowiska IT
– WMS należy postrzegać jako centralny element całego środowiska IT. Kluczowe są integracje z platformami e-commerce, ERP i firmami kurierskimi – w tym zakresie świetnie sprawdza się Rewista Linker. Ważne jest również, aby system wspierał pracę z pracownikami sezonowymi. Rewista oferuje interfejs w wielu językach, co pozwala szybko wdrożyć nowych pracowników i utrzymać stabilność procesów.
Marek Kuropieska
Prezes Zarządu
Aspekt

Artur Guz, Product Manager Systemy WMS, IBCS Poland, zauważa, że największą wartość WMS dostarcza w obszarze kompletacji. Zapewnia szybki i precyzyjny dostęp do towarów, wspiera różne metody zbiórki oraz integruje nowoczesne technologie, takie jak Pick-by-Voice, Pick-by-Light czy rozwiązania regałowe i antresole zwiększające wydajność przestrzeni magazynowej. – Kolejnym etapem jest pakowanie, które w przypadku e-commerce realizowane jest na specjalnie zaprojektowanych stacjach. Dzięki temu proces zostaje zautomatyzowany, a czas realizacji zamówień skrócony – dodaje.

O tym, że Reflex WMS, oferowany przez Hardis Group, pozwala firmom e-commerce zwiększyć efektywność i skalowalność procesów magazynowych, co wpływa na konkurencyjność, przekonuje też Senior WMS Consultant tej firmy, Marcin Figlarek. – Automatyzuje procesy kompletacji, redukuje błędy, wspiera integrację z platformami sprzedażowymi i operatorami logistycznymi. Firma może oferować krótsze czasy realizacji zamówień, większą dokładność oraz lepszą obsługę zwrotów. Aby szybko realizować zlecenia, WMS powinien posiadać możliwość realizacji różnych strategii kompletacji, w zależności od grup artykułowych, rotacji, a przede wszystkim struktury zamówień, gdzie dominują zlecenia jednosztukowe – zaznacza M. Figlarek, podkreślając również, jak ważna jest sprawna obsługa zwrotów, system WMS powinien wspierać cały proces szybkiej oceny stanu produktu oraz jego reklasyfikacji, wyświetlając przy tym zdjęcia, opisy, na co zwracać uwagę przy kontroli.

Obietnica dla klienta
– Polityka wysyłkowa firmy jest kluczową częścią jej obietnicy wobec klienta i jednym z głównych czynników, które kupujący biorą pod uwagę, wybierając miejsce zakupu produktu. Coraz większa liczba sklepów internetowych oferuje dostawę ekspresową tego samego dnia lub nawet w ciągu kilku godzin. Z czasem szybka dostawa stanie się standardem zarówno dla graczy e-commerce, jak i sprzedawców wielokanałowych. Aby móc zaoferować tę usługę i wyróżnić się na tle konkurencji, kluczowe jest oszczędzanie czasu w procesie kompletacji zamówień.
Marcin Figlarek
Senior WMS Consultant
Hardis Group

Wybór ma znaczenie

Zdaniem M. Pułaskiego (DataConsult) wybór systemu powinien być traktowany jako decyzja inwestycyjna na lata, a nie wyłącznie zakup technologii „tu i teraz”. – Pierwszym aspektem, na który menadżerowie powinni zwrócić uwagę, są integracje. WMS musi płynnie wymieniać dane z innymi systemami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Brak spójności prowadzi do ręcznej obsługi zamówień i błędów, które w e-commerce natychmiast przekładają się na spadek zadowolenia klientów. Kolejnym filarem jest wydajność i skalowalność. E-commerce żyje często sezonowością, a w szczytach liczba zamówień potrafi wzrosnąć wielokrotnie. System magazynowy musi być przygotowany na takie obciążenia, żeby firma mogła bezpiecznie działać zarówno w spokojnych miesiącach, jak i w trakcie np. Black Friday – wylicza M. Pułaski.

To, że WMS nie może być wyspą, ale centralnym elementem całego ekosystemu IT, komunikującym się z: ERP, sklepem internetowym, marketplace’ami (Allegro, Amazon, eBay), systemami płatności i kurierami, potwierdza przedstawiciel Asseco Business Solutions. – Ważny aspekt to skalowalność bez rewolucji, czyli system rosnący razem z firmą, dziś firma obsługuje 500 zamówień dziennie, a jutro może to być pięć razy tyle. Warto wybrać rozwiązanie, które uniesie taki wzrost bez wymiany całej platformy – zaznacza M. Żelazny.

Również Andrzej Bobiński, Prezes Zarządu, Logifact-Systems, zwraca uwagę m.in. na wydajność systemu i jego zdolności integracyjne. – Sama wydajność posiada dwa aspekty. Pierwszy dotyczy obsługi dużej ilości małych zleceń począwszy od ich zaimportowania do WMS i zaplanowania kompletacji, a kończąc na wydruku tysięcy etykiet wysyłkowych na skompletowane kartony. Drugi aspekt dotyczy zapewnienia wystarczającej wydajności systemu w okresach sezonowych szczytów. Należy zwrócić na to specjalną uwagę, ponieważ wdrożenie systemu WMS w magazynie odbywa się na ogół w okresie najmniejszego ruchu i nie ma praktycznej możliwości przetestowania jego docelowej wydajności. W takim przypadku konieczne są dodatkowe testy wydajnościowe z zastosowaniem modeli symulacyjnych – mówi A. Bobiński. Jeśli chodzi o zdolności integracyjne WMS z różnorodnymi systemami z otoczenia (platformy e-commerce, integracyjne, ERP, TMS, automatyka, kurierzy itp.), to – zdaniem A. Bobińskiego – integracja odbywać się musi w oparciu o automatyczną wymianę danych w czasie rzeczywistym.

Stabilność przy wzrostach
– Obsługa procesów magazynowych przez WMS w zasadzie jest bardzo podobna zarówno w okresach o małym natężeniu ruchu, jak i w czasie szczytów sezonowych. W tym wypadku elastyczność systemu wyrażać się powinna w jego wydajności, co oznacza jego stabilną i niezakłóconą pracę przy nagłym znaczącym wzroście obrotów towarowych.
Andrzej Bobiński
Prezes Zarządu
Logifact-Systems

Kamil Tomaszewski, Dyrektor ds. Rozwoju, AVOCADO Soft / YOSI.PL, określa wybór WMS mianem decyzji strategicznej, która w długiej perspektywie kształtuje efektywność operacyjną całego łańcucha dostaw. – Z mojego doświadczenia wynika, że pierwszym krokiem powinna być analiza, czy potrzebujemy systemu w pełni dopasowanego do indywidualnych procesów biznesowych, czy wystarczające będzie rozwiązanie typu out of the box. Bywa, że te drugie, oparte na sprawdzonych praktykach producentów, okazują się bardziej racjonalne kosztowo, ale trzeba się upewnić, że oferują możliwość dalszej personalizacji. Nawet drobna modyfikacja procesowa, precyzyjnie dopasowana do specyfiki biznesu, może się przełożyć na znaczące oszczędności, choćby w obszarze pakowania czy kompletacji – mówi K. Tomaszewski, zwracając ponadto uwagę na dojrzałość systemu (warto wybierać rozwiązania obecne na rynku od dłuższego czasu, bo przeszły już etap typowych dla nowego oprogramowania problemów „wieku dziecięcego”), a również na integracje (systemy nie działają w izolacji, wymieniają dane w ramach całego środowiska IT firmy). – W AVOCADO Insight postawiliśmy na stworzenie platformy integracyjnej, która nie tylko łączy system WMS z ERP czy kanałami e-commerce, ale również daje narzędzia do aktywnego zarządzania integracją. Zostało to bardzo dobrze przyjęte przez użytkowników, szczególnie w branży e-commerce, gdzie dane wprowadzane są często bezpośrednio przez klientów i mimo wbudowanych walidatorów, błędy zdarzają się stosunkowo często (np. dane adresowe, numery telefonów) – zaznacza K. Tomaszewski.

Kluczowe narzędzie
– Na pewnym etapie rozwoju biznesu e-commerce logistyka staje się obszarem równie strategicznym, jak sprzedaż czy marketing. Wraz ze wzrostem skali działalności liczba zamówień rośnie wykładniczo i zespół, który wcześniej radził sobie bez większych trudności, zaczyna mieć problem z terminową realizacją procesów pakowania i wysyłki. To moment, w którym nowoczesny WMS staje się kluczowym narzędziem. Pozwala precyzyjnie dopasować metody kompletacji do specyfiki asortymentu. Elastyczność jest szczególnie ważna w sytuacji, gdy oferta obejmuje zarówno produkty małogabarytowe, jak i towary wielkogabarytowe czy ciężkie. Dobrze zorganizowany proces kompletacji i wysyłki, wspierany przez WMS, może zwiększyć wydajność pracy magazynu nawet kilkukrotnie, ten sam zespół jest w stanie obsłużyć wielokrotnie większą liczbę zamówień niż w przypadku pracy na tradycyjnych listach papierowych.
Kamil Tomaszewski
Dyrektor ds. Rozwoju
AVOCADO Soft / YOSI.PL

Elastyczność wspomagana

M. Żelazny (Asseco Business Solutions) traktuje elastyczność jako absolutne DNA nowoczesnego systemu WMS w e-handlu. Klienci nie wybaczają opóźnień, niezależnie, czy obsługiwany jest zwyczajny okres, czy Black Friday, kiedy wolumen zamówień rośnie kilkukrotnie. – Asseco WMS potrafi automatycznie dopasować strategie kompletacji do aktualnego profilu zamówień, inaczej traktuje tysiące zamówień jednosztukowych, a inaczej większe koszyki z promocji. Potrafi grupować zamówienia, skraca ścieżki kompletacji i dynamicznie zasilać strefy pickingowe, żeby pracownicy nie tracili czasu na zbędne przebiegi – zaznacza M. Żelazny i dodaje, że w sezonowych szczytach sprzedażowych istotna jest możliwość szybkiego wzmocnienia zespołu. Asseco WMS ma prosty interfejs, dzięki któremu nowi, nawet tymczasowi pracownicy mogą być produktywni praktycznie od pierwszego dnia. Dodatkowo system balansuje obciążenie, rozdzielając zadania pomiędzy pracowników tak, aby unikać „wąskich gardeł”, np. w procesach kompletacji.

M. Kuropieska (Aspekt) podaje przykład WMS Rewista, który umożliwia dynamiczne zmiany w strategii kompletacji, tworzenie dodatkowych stref składowania i równoważenie obciążenia pracowników. – Intuicyjny, wielojęzyczny interfejs pozwala błyskawicznie wdrażać pracowników sezonowych. Dzięki temu magazyn zachowuje elastyczność i stabilność nawet przy dużych wahaniach popytu – dodaje.

Podobne walory, ale dotyczące systemu Reflex WMS, sygnalizuje M. Figlarek (Hardis Group), dodając, że wspiera on zarządzanie stanami wolumenów poprzez dynamiczne alokowanie zasobów, skalowanie w chmurze oraz zaawansowane algorytmy slottingu i kompletacji. Pozwala też na szybkie dodawanie nowych kanałów sprzedaży (np. marketplace), co minimalizuje ryzyko utraty sprzedaży w szczytach sezonowych, a także posiada przejrzyste dashboardy, które w łatwy sposób można dostosować do własnych potrzeb.

Tomasz Pięta, Specjalista do spraw Content Marketingu, Quantum Qguar, wspomina z kolei o tym, że WMS pomaga w istocie znacząco skrócić cykl zamówienia (order cycle time). Przyczyniają się do tego wydajne strategie procesowe: multipicking, czyli jednoczesna zbiórka dla wielu zamówień w celu redukcji pokonywanych odległości oraz slotting, polegający na automatycznym lokowaniu towarów wysoko rotujących. – Celem każdej firmy jest osiągnięcie blisko 100% zgodności zamówień, co jest możliwe dzięki precyzyjnej identyfikacji towaru i konsekwentnemu skanowaniu kodów na każdym etapie procesu. Kluczowe funkcje gwarantujące dokładność to: zarządzanie stanami w czasie rzeczywistym (zapobiega brakom towaru podczas kompletacji), pełna identyfikowalność (traceability) pozwalająca na śledzenie każdej sztuki i partii, a także integracja WMS z systemami kurierskimi, w celu maksymalnej automatyzacji generowania etykiet. WMS umożliwia też świadczenie usług wartości dodanej (VAS), takich jak tworzenie zestawów (kitting) czy personalizowanie – zaznacza T. Pięta, dodając przy tym, że w przypadku dużych magazynów i wysokich wolumenów wysyłkowych, kluczowa staje się automatyzacja procesów, bo pozwala na znaczne zwiększenie wydajności. – Automatyczne magazyny miniload, wydajne sortery, roboty AMR czy stacje kompletujące typu GTP stają się w takich magazynach koniecznością, pozwalającą sprostać wyzwaniom czasowym w e-handlu – wylicza T. Pięta, zaznaczając, że WMS musi być ich mózgiem.

K. Tomaszewski (AVOCADO Soft / YOSI.PL) za jeden z najważniejszych aspektów uważa szybkie wdrażanie pracowników sezonowych (system krok po kroku prowadzi operatora przez proces kompletacji, pakowania czy inwentaryzacji, nowy pracownik nie musi znać całego asortymentu ani rozkładu magazynu), wspomina też o funkcjonalnościach analitycznych i raportowych. – AVOCADO Packing potrafi na podstawie historii operacji, stanów magazynowych i towarów w drodze przewidywać zapotrzebowanie oraz wspierać procesy zakupowe. W modelu sprzedaży wielokanałowej szczególnie cenne są raporty pokazujące zbiorczo sezonowość i rotację poszczególnych towarów, co pozwala precyzyjniej planować stany magazynowe i uniknąć zarówno nadmiernych zapasów, jak i braków – wyjaśnia.

Źródło: AdobeStock

W roli głównej szybkość

M. Pułaski (DataConsult) przypomina, że jeszcze kilka lat temu strategie „same day” i „next day delivery” były postrzegane jako coś wyjątkowego, dziś coraz częściej stają się standardem w e-commerce. – W momencie zakończenia pakowania WMS generuje etykietę i przekazuje informację do przewoźnika. System pilnuje także godzin granicznych (ustalonych cut-off’ów), dzięki czemu paczka zdąży zostać odebrana jeszcze tego samego dnia – tłumaczy M. Pułaski i podkreśla, że z doświadczenia DataConsult wynika, że połączenie m.in. priorytetyzacji zleceń, multipickingu i pełnej automatyzacji obsługi kurierskiej realnie zmienia tempo pracy magazynu. W wielu projektach wdrożeniowych ExpertWMS firmy mogły bez zwiększania zatrudnienia zaoferować klientom szybką dostawę, którą do tej pory kojarzono raczej z globalnymi gigantami e-commerce. – Same day czy też next day delivery to nie tylko kwestia dobrej współpracy z przewoźnikami, tylko przede wszystkim magazyn, w którym procesy są ułożone i wspierane przez wydajny system WMS pełniący rolę dyrygenta – konkluduje M. Pułaski.

M. Żelazny (Asseco) dodaje, że strategia szybkich dostaw to precyzyjnie ustawiony proces. WMS rozpoznaje zamówienia z krótkim terminem realizacji i automatycznie nadaje im priorytet. Zlecenia trafiają na terminale i skanery pracowników w czasie rzeczywistym, a system prowadzi ich najkrótszą możliwą ścieżką przez magazyn, żeby zamówienia „pilne” były kompletowane i pakowane w pierwszej kolejności. – Asseco WMS dodatkowo optymalizuje kompletację – dzieli zadania tak, aby zebrać jak najwięcej towaru w jak najkrótszym czasie. Potrafi elastycznie przełączać się między batch pickingiem a single order pickingiem, gdy wymagają tego zamówienia ekspresowe. Dynamicznie zasila strefy pickingowe, potrzebne produkty są zawsze pod ręką, bez oczekiwania na uzupełnienia – akcentuje M. Żelazny, wspominając również o roli Asseco WMS w automatyzacji dokumentów wysyłkowych czy kontroli w czasie rzeczywistym nad stanami i płatnościami.

– Rewista pozwala na priorytetyzację zamówień, dynamiczne przypisywanie zadań i pełną aktualizację danych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu zamówienia wymagające realizacji w tym samym lub następnym dniu są obsługiwane w pierwszej kolejności, a proces wysyłki przebiega sprawnie i bez zakłóceń – zapewnia z kolei M. Kuropieska (Aspekt).

A. Bobiński (Logifact-Systems) potwierdza, że aby WMS dobrze wspierał strategie szybkich dostaw, musi spełniać co najmniej dwa podstawowe warunki. – Pierwszym jest niezawodna integracja WMS (w czasie rzeczywistym) z innymi systemami informatycznymi z łańcucha dostaw obsługującego zlecenia e-commerce. Są to na ogół interfejsy z różnego typu platformami e-commerce, platformami integracyjnymi, systemami ERP, TMS czy systemami kurierskimi, a w przypadku stosowania automatyki magazynowej z systemami sterowania automatyką. Drugi warunek wspierania szybkich dostaw dotyczy zdolności systemu WMS do bezbłędnej i efektywnej obsługi typowych dla e-commerce procesów magazynowych. Takie specyficzne procesy mają miejsce zarówno przy przyjęciu do magazynu, jak i w kompletacji, kontroli i pakowaniu czy organizacji wysyłek. Na wejściu WMS musi sprawnie obsłużyć na ogół dużą ilość rozdrobnionych dostaw, w tym dostawy typu „order for order” obejmujące towary, których nie ma na stanie magazynowym, ale są one każdorazowo „domawiane” do konkretnych zleceń od zewnętrznych dostawców – zaznacza A. Bobiński i radzi, by nie zapominać o wymogach dotyczących wydajności WMS, szczególnie w przypadku większych operacji magazynowych. Obsługa kilkudziesięciu i więcej tysięcy linii zleceń na zmianę nie może powodować spadku wydajności ujawniającego się np. w wolnej pracy systemu.

A. Guz (IBCS) zwraca uwagę na to, że w WMS może wspierać strategie szybkich dostaw na kilku płaszczyznach. W kompletacji dużą wartość wnoszą takie metody, jak batch picking (grupowanie zamówień) czy multi-order picking (multikompletacja), a także optymalizacja ścieżek zbiórki. Połączenie ich z odpowiednio zaplanowanym składowaniem towarów, np. w oparciu o analizę ABC, pozwala uzyskać wymierne efekty. Wsparciem jest również odpowiednia organizacja przestrzeni magazynowej. – Można wydzielić mniejszy obszar do obsługi określonego asortymentu, zastosować regały niskiego składowania czy wykorzystać rozwiązania intralogistyczne, takie jak regały grawitacyjne, systemy typu a-frame czy regały automatyczne zintegrowane bezpośrednio ze stacjami lub liniami pakowania – tłumaczy A. Guz.

Źródło: Freepik.com

Rekomendując Reflex WMS, A. Figlarek zaznacza, że umożliwia on: nadawanie priorytetów zleceniom (fast lane picking); dynamiczne przydzielanie zadań pracownikom i urządzeniom; integrację z TMS i systemami kurierskimi dla szybkiego etykietowania i śledzenia; optymalizację ścieżek kompletacji i pakowania, jak również Order Flow Balancing – automatyczne włączenie pilnych zamówień do fal, które są już w toku. Oznacza to, że nieplanowane zamówienia (nowe pilne, opóźnione itp.) są stale analizowane.

Z kolei przedstawiciel AVOCADO Soft / YOSI.PL zachęca do zainteresowania AVOCADO Packing, w którym rozwijane są wszystkie najważniejsze metody. – Najprostsza metoda to kompletacja pojedyncza (Single Order Picking) – mało efektywna, ale bywa niezastąpiona przy dużych gabarytach. Znacznie lepsze wyniki daje kompletacja zbiorcza (Batch Picking) – pracownik podczas jednego przejścia zbiera produkty do wielu zamówień i odkłada je w strefie odkładczej. To świetne rozwiązanie dla zamówień jednosztukowych, o ile system automatycznie przypisuje towar do właściwego zamówienia. Przy większej różnorodności sprawdza się kompletacja strefowa (Zone Picking), gdzie operatorzy odpowiadają tylko za swoje strefy. Dzięki temu można np. łatwo zestawić w jednym zamówieniu panele fotowoltaiczne, stelaże i drobną elektronikę. Coraz większe znaczenie zyskują także metody multikompletacji. W Multi Order Picking (MOP) operator od razu odkłada produkty do kuwet przypisanych do konkretnych zamówień. To efektywne w e-commerce, gdzie dominuje drobnica. Z kolei Two Stage Picking sprawdza się tam, gdzie potrzebny jest dodatkowy etap podziału, np. przy materiałach sypkich. W praktyce najlepsze rezultaty daje łączenie metod i automatyczne dopasowanie procesu do charakteru zamówienia, co często wdrażamy u klientów – mówi K. Tomaszewski, zaznaczając, że w AVOCADO Packing zastosowano mechanizmy filtrowania i priorytetyzacji zamówień, które eliminują ryzyko, że kurier odjedzie bez paczek.

T. Pięta (Quantum Qguar) nazywa WMS „mózgiem operacyjnym” magazynu, koordynując i przyśpieszając procesy, które bezpośrednio wpływają na powodzenie dostaw typu same-day i next-day. Nadmienia też, że WMS likwiduje „wąskie gardła” w procesie wysyłki dzięki bezpośredniej integracji z systemami firm kurierskich. – Obejmuje to między innymi automatyzację procesów wysyłkowych, gdzie po ostatnim skanie system sam generuje etykietę kurierską i inne potrzebne dokumenty. Niektóre systemy mogą również automatycznie wskazać najkorzystniejszą firmę kurierską na podstawie zdefiniowanych reguł (np. koszt, czas dostawy). Poprzez interfejs API, WMS natychmiastowo wysyła do kuriera elektroniczny komunikat i pobiera numer do śledzenia przesyłki – tłumaczy T. Pięta.

A co ze zwrotami?

W e-commerce zwroty to „dzień powszedni”. Dla M. Figlarka (Hardis Group) uproszczone polityki zwrotów, pierwotnie stworzone w celu promowania zakupów online (zwłaszcza w branży modowej), stały się dziś centralnym elementem obietnicy e-commerce wobec klienta: warunki zwrotów to obecnie trzeci najważniejszy czynnik zakupowy – po cenie i warunkach dostawy, a 66% kupujących deklaruje, że sprawdza je przed dokonaniem zakupu on-line.

Asseco WMS zbudowało do zwrotów kompletny proces. – Towar wraca do magazynu, system prowadzi go przez kontrolę jakości, automatycznie koryguje stany i – jeśli produkt się nadaje – od razu przywraca go do sprzedaży. Równolegle generowane są dokumenty korekcyjne i uruchamiany jest zwrot płatności tym samym kanałem, którym klient zapłacił. Dzięki temu cała procedura działa szybko i praktycznie bezobsługowo, a towar nie zalega poza obiegiem – opowiada M. Żelazny.

WMS Rewista (Aspekt) posiada moduł obsługi zwrotów i reklamacji, który automatycznie kieruje towar do odpowiedniego procesu – ponownej sprzedaży, kontroli jakości lub utylizacji. Dodatkowo ma rozbudowany dashboard, który prezentuje dane operacyjne i finansowe. Uzupełnieniem są integracje przez Rewista Linker z marketplace’ami i systemami kurierskimi, co pozwala utrzymać spójność stanów magazynowych.

A. Guz (IBCS) wylicza walory WMS ibcsTiger, rozwiązania dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Podkreśla, że odpowiadając na potrzeby rynku, rozwinięto m.in. moduł zarządzania zwrotami. – Kluczowe jest tu powiązanie zwrotu z dokumentami wysyłkowymi, co znacząco ułatwia identyfikację. Niezbędnym etapem jest także kontrola jakości, która pozwala ocenić, czy dany asortyment może wrócić do obiegu sprzedażowego – zaznacza A. Guz.

Wsparcie od pierwszego etapu
– Każda inwestycja w usprawnienie procesów magazynowych bezpośrednio wpływa na wzrost konkurencyjności firmy. W e-commerce kluczowe znaczenie mają szybka realizacja dostaw oraz bezbłędna obsługa zamówień. Te cele można osiągnąć dzięki wdrożeniu nowoczesnego systemu klasy WMS. Wspiera procesy już od pierwszego etapu – przyjęcia towaru – umożliwiając jego właściwą rejestrację, oznakowanie i rozmieszczenie. W kolejnym kroku, czyli podczas składowania, analiza ABC pozwala optymalnie ulokować asortyment: towary szybko rotujące są umieszczane bliżej stref kompletacji, co skraca czas obsługi zamówień.
Artur Guz
Product Manager Systemy
WMS IBCS Poland

Przedstawiciel AVOCADO Soft / YOSI.PL przypomina, że oferowane przez tę firmę rozwiązania dotyczące obsługi zwrotów i reklamacji opierają się na dwóch scenariuszach. – Pierwszym z nich jest aplikacja „Zwrotki”, drugim zaś formularz on-line umieszczany bezpośrednio na stronie sklepu. W obu przypadkach przyjęliśmy założenie, że część odpowiedzialności za inicjację procesu zwrotu warto przenieść na klienta końcowego – tłumaczy K. Tomaszewski i wyjaśnia, że aplikacja pozwala klientowi, po wcześniejszej autoryzacji, przejrzeć historię swoich zamówień, wybrać pozycje przeznaczone do zwrotu lub reklamacji, a następnie wygenerować odpowiedni list przewozowy. W obu modelach w WMS rejestrowane jest zgłoszenie i przypisywany mu unikalny numer listu przewozowego.

Wskaźniki monitorowane

W systemach WMS w magazynie e-commerce monitorowanych jest szereg wskaźników KPI. M. Pułaski (DataConsult) zwraca uwagę na to, że WMS nie ogranicza się tylko do kierowania pracą ludzi, ale dostarcza też konkretne liczby, które pozwalają ocenić, jak naprawdę działa cały proces. – Jednym z pierwszych wskaźników, na które patrzą menadżerowie, jest dokładność wysyłek. WMS rejestruje każdy błąd w kompletacji i pokazuje, jaki procent zamówień trafia do klienta niezgodnie z zamówieniem. Równie istotny jest czas, ile trwa droga od momentu pojawienia się zamówienia w systemie do chwili, gdy paczka opuszcza magazyn. W branży, w której standardem staje się next day delivery, a coraz częściej same day – wylicza M. Pułaski, zaznaczając, że to parametr decydujący o konkurencyjności sklepu.

– Firmy najczęściej patrzą na czas realizacji zamówienia i liczbę błędów. W Asseco WMS mamy możliwość monitorowania także efektywności pracy zespołów, rotacji towarów, wykorzystania powierzchni czy czasu obsługi zwrotów. To nie są suche wskaźniki – one pozwalają menadżerowi w czasie rzeczywistym zobaczyć, gdzie pojawia się problem, wykrywać „wąskie gardła” i od razu reagować – podkreśla M. Żelazny, natomiast M. Kuropieska (Aspekt) mówi m.in. o raportach pracy, które pokazują wydajność pracowników, czas kompletacji i liczbę zrealizowanych zleceń, oraz o historii stanów, która pozwala analizować zmiany poziomu zapasów w czasie. – Kolejne wskaźniki to: dokładność kompletacji, rotacja zapasów czy liczba i przyczyny reklamacji oraz zwrotów. Wszystkie te informacje prezentowane są w dashboardzie w przejrzysty i intuicyjny sposób – zaznacza nasz rozmówca.

A. Bobiński (Logifact-Systems) dodaje do tego m.in. bezwzględne czasy kompletacji zleceń, jak i uśrednione czasy kompletacji przypadające na linię zlecenia lub sztukę. – Podobne podejście stosuje się do wskaźników charakteryzujących pracę na stanowiskach kontroli i pakowania. Te ostatnie znajdują szczególne zastosowanie w e-commerce ze względu na pracochłonność tego procesu sprawiającego, że nierzadko liczba osób pracujących na stanowiskach kontroli i pakownia jest porównywalna, a nawet większa od liczby personelu kompletującego zamówienia – podsumowuje A. Bobiński.

Długą listę wylicza M. Figlarek (Hardis Group). Obejmuje ona: OTIF (On Time In Full) – terminowość i kompletność dostaw; Pick rate (linia/godzina, jednostki/godzina); Inventory accuracy – dokładność stanów magazynowych; Cycle time – czas od przyjęcia zamówienia do wysyłki; Return rate i czas obsługi zwrotów, a także – wymieniane już – wskaźniki wydajności pracowników i wykorzystania zasobów.

Źródło: Freepik.com

Wdrożenia mówią za siebie

Przykładem zrealizowanego wdrożenia systemu ExpertWMS w magazynie e-commerce jest firma z branży dystrybucji dla IT (sklep z elektroniką), która zmagała się z wyzwaniami typowymi dla szybko rosnącego sklepu internetowego – czasochłonną kompletacją zamówień, brakiem optymalizacji w rozmieszczeniu towarów, koniecznością ręcznej obsługi przesyłek kurierskich i ograniczonymi możliwościami analizy wydajności pracy magazynu. – Wdrożenie ExpertWMS pozwoliło uporządkować i zautomatyzować kluczowe procesy logistyczne. System usprawnił marszruty kompletacji, zoptymalizował rozmieszczenie towarów w oparciu o ich rotację i gabaryty, a także umożliwił płynną integrację z firmami kurierskimi. Dzięki temu czas kompletacji zamówień został skrócony o ponad połowę, znacząco spadła liczba błędów, a wydajność całego magazynu wzrosła w granicach 100–150%. Dodatkowo inwentaryzacja stała się o 25% szybsza, a zużycie papieru zmniejszyło się o ok. 60%, dzięki digitalizacji procesów – opowiada M. Pułaski (DataConsult).

Asseco WMS wdrożono natomiast w magazynie e-commerce, w pełnej integracji z zewnętrznym systemem ERP. Projekt objął obsługę sprzedaży wielokanałowej – od zamówień z marketplace’ów, przez e-commerce B2C, aż po klientów Retail. – WMS różnicuje sposób realizacji w zależności od kanału sprzedaży. W przypadku zamówień B2C potrafi np. łączyć zlecenia jednosztukowe we wspólne polecenia kompletacji, co znacząco skraca czas pracy magazyniera. Każdy etap, od zbiórki, przez sortowanie, po pakowanie, jest wspierany przez system, który dodatkowo integruje się z firmami kurierskimi i automatycznie nadaje etykiety przewozowe – zaznacza M. Żelazny.

M. Kuropieska (Aspekt) wspomina natomiast wdrożenie WMS Rewista w magazynie dużego dystrybutora karmy dla zwierząt obsługującego sprzedaż internetową na kilku platformach marketplace. – Rewista Linker zapewnił integrację z ERP i systemami kurierskimi, sam system wyposażono w moduł obsługi zwrotów i reklamacji oraz elastyczne procesy kompletacji. Efektem było skrócenie czasu realizacji zamówień i wyeliminowanie błędów przy procesie kompletacji – dodaje. 

Logifact-Systems wdrożył niedawno swe rozwiązanie dla Imkera, operatora fulfillmentowego ze zróżnicowanym asortymentem (od książek i odzieży, po suplementy i żywność). Kluczowe było nadanie SKU produktom, które wcześniej ich nie miały. – Kolejnym wyzwaniem była integracja WMS z rozbudowanym OMS (Oder Management System), co pozwoliło na eliminację ręcznych czynności, pełną kontrolę stanów magazynowych w czasie rzeczywistym oraz obsługę rozproszonej logistyki. Wdrożyliśmy również algorytmy multipickingu i batchowania zamówień jednosztukowych, co znacząco zwiększyło wydajność kompletacji bez potrzeby powiększania zespołu – wyjaśnia A. Bobiński. W projekcie dla apteki internetowej Wapteka skupiono się natomiast na wsparciu kompletacji na antresoli i przekazywaniu jednostek pomiędzy piętrami. WMS usprawnił też kontrolę wejściową, towary były od razu kierowane do właściwych stref, co wyeliminowało mieszanie produktów i przyspieszyło ich wprowadzanie do magazynu. Logifact-Systems wdrożył WMS także w Beauty Brands (Eveline Cosmetics). Został zintegrowany z wieloma kurierami oraz Allegro, a dzięki multipickingowi i obsłudze zwrotów firma osiągnęła wysoką wydajność przy pełnej kontroli procesów. – Kolejnym przykładem jest projekt dla My Box, operatora fulfillmentowego obsługującego wielu e-sprzedawców. Kluczowe było tu połączenie elastyczności procesów z dużą skalą działania, system został zintegrowany z platformami e-commerce klientów oraz firmami kurierskimi – mówi A. Bobiński. Na drugim biegunie skali znalazł się projekt dla OTCF, gdzie powstało duże centrum logistyczne, zamiast wcześniejszych trzech magazynów, które się znajdowały w różnych lokalizacjach. WMS obsługuje tam zarówno e-commerce, jak i sieć sklepów stacjonarnych.

A. Guz (IBCS Poland) opowiada natomiast o wdrożeniu w sektorze kosmetycznym. Klient korzystał wcześniej z mało wydajnego modułu gospodarki magazynowej jednego z popularnych systemów ERP. A. Guz zaznacza, że rozwiązania pozwalają w początkowej fazie biznesu pokryć podstawowe potrzeby logistyczne, jednak z czasem stają się „wąskim gardłem”, gdy celem staje się zaawansowane zarządzanie logistyką i procesami, konieczne jest wdrożenie WMS. Klient korzystał również z popularnych platform fulfillmentowych, jednak przy stale rosnącym wolumenie koszty operacyjne znacząco się zwiększały. – W ciągu planowanych 6 miesięcy wdrożyliśmy system ibcsTiger z modułami pakowania na dedykowanych stacjach, wykonaliśmy integrację z systemem ERP oraz uruchomiliśmy moduł kurierski. Wdrożenie obejmowało zastosowanie dedykowanych modeli kompletacji, takich jak multi-picking i grupowanie zamówień. Całość pakowana jest na stacjach z kontrolą wizyjną połączoną z systemem WMS. Po pakowaniu automatycznie generowany jest list przewozowy oraz paragon, a asortyment trafia do odpowiednich miejsc na liniach kurierskich. System uzupełniono modułem analiz BI, który umożliwia bieżącą wizualizację pracy magazynu – wylicza A. Guz.

Z kolei firma Bol.com wykorzystuje system Reflex WMS do zarządzania centrum dystrybucyjnym w Waalwijk w Holandii. (Bol.com działa w e-commerce w Holandii i Belgii posiadając 7,3 mln aktywnych użytkowników, na stronie znajduje się 15 mln produktów z różnych kategorii). – Bol.com rozpoczęła w 2016 r. budowę nowego centrum dystrybucyjnego w Waalwijk (Holandia) o powierzchni 50 tys. m2, łącząc operacje zmechanizowane z procesami realizowanymi przez operatorów. W tym samym czasie firma zdecydowała się wyposażyć swojego dotychczasowego dostawcę usług logistycznych – Ingram Micro Logistics (dawniej DocData) – w nowy system WMS Reflex, dostosowany specjalnie do potrzeb Bol.com – mówi M. Figlarek (Hardis Group) i dodaje, że po przeanalizowaniu kilku rozwiązań na rynku wybrano Reflex WMS ze względu na jego zakres funkcjonalny pod względem przepływów i procesów e-commerce, zdolność do obsługi dużych ilości artykułów (zwłaszcza podczas okresów zwiększonej aktywności pod koniec roku), łatwość nauki obsługi, a także samodzielność wewnętrznych zespołów w zakresie konfigurowania Reflex WMS do własnych potrzeb.

K. Tomaszewski (AVOCADO Soft / YOSI.PL) wskazuje wspólne cechy projektów dla e-commerce. Skupiają się przede wszystkim na: przyspieszeniu lokalizacji towaru, sprawnej kompletacji, weryfikacji stanów magazynowych, automatyzacji procesów wysyłkowych, a także na obsłudze zwrotów i reklamacji. Wyzwaniem są magazyny przedsiębiorstw, które obsługują sprzedaż wielokanałową (model omnichannel): własna platforma sklepowa + marketplace’y, a dodatkowo np. realizujące dystrybucję do dużych sieci handlowych – tu kluczowe są procesy integracji zamówień z kilku źródeł i automatyzacja generowania dokumentów magazynowych. – Firma z branży odzieżowej, prowadząca sprzedaż wielokanałową, stanęła przed wyzwaniem ograniczenia błędów związanych z obsługą produktów różniących się kolorami, rozmiarami itp. Kluczowe potrzeby obejmowały automatyzację obsługi dokumentów, skrócenie czasu kompletacji zamówień e-commerce, lepsze zarządzanie zapasami oraz zapewnienie elastyczności w obsłudze zarówno zamówień detalicznych, jak i hurtowych. Wymogiem wdrożenia była także obsługa standardu etykiet GS1, opartego na międzynarodowym identyfikatorze GTIN, aby każdy wariant towaru, np. sukienka w konkretnym rozmiarze i kolorze, był jednoznacznie identyfikowany zarówno w systemie magazynowym, na platformie e-commerce czy marketplace’ach – opowiada K. Tomaszewski i podkreśla, że wdrożenie AVOCADO Soft pozwoliło na cyfryzację procesów, od przyjęć i wydań towarów, przez przesunięcia magazynowe i obsługę zwrotów, po automatyczne generowanie dokumentów i listów przewozowych. Szczególne znaczenie dla obsługi e-commerce miało wdrożenie mechanizmu kompletacji zamówień jednopozycyjnych metodą „One Click”. Pozwala to na konsolidację wszystkich takich zamówień dla danego towaru. Operator skanuje kod EAN, zatwierdza wydanie, a system automatycznie przypisuje produkt do zamówienia i generuje niezbędne dokumenty wraz z etykietą wysyłkową, maksymalnie upraszczając cały proces. – Efektem było skrócenie czasu realizacji zamówień detalicznych o ponad 30%, redukcja liczby błędów magazynowych oraz pełna kontrola nad zapasami i kosztami wysyłek. Dzięki automatyzacji procesów firma poprawiła możliwość sprawnej obsługi zarówno klientów indywidualnych, jak i dużych partnerów biznesowych – podsumowuje K. Tomaszewski

Michał Jurczak

Ten i inne artykuły znajdziesz w czasopiśmie Magazynowanie i Dystrybucja – dostępnym w naszym sklepie