Założona w 1890 roku, Kuehne + Nagel jest spedytorem morskim oraz zajmuje się transportem lotniczym i logistyką kontraktową. Spółka prowadzi działania operacyjne w 1 tys. lokalizacjach w ponad stu krajach. W Stanach Zjednoczonych spółka posiada rozległe centrum dystrybucyjne o powierzchni 263 tys. m2 w Southaven w stanie Mississippi.
Wyzwanie
W zakładzie w Southaven Kuehne + Nagel świadczy usługi logistyki kontraktowej dla kilkudziesięciu klientów. Oprócz magazynowania, zakład świadczy usługi niestandardowe oraz zapewnia zgodność ze specjalnymi standardami konfiguracji sprzętowych dla rządu federalnego i wojska. Śledzenie przesyłek i zleceń serwisowych generuje ponad dwa miliony stron wydruków rocznie, w tym wydruki listów pobrań, listów przewozowych, wykazów przesyłek, faktur handlowych i innych.
– Wszystkie te dokumenty muszą być fizycznie przechowywane przez przewoźnika, na wypadek reklamacji lub audytu – powiedział kierownik projektu IT Jonathan Keathley. – Przechowujemy wszystkie te dokumenty w Bankers Boxes®, ułożone na paletach.
Len Sokaloski, dyrektor generalny centrum dystrybucyjnego w Southaven, potwierdza, że zarządzanie stosem dokumentów stało się bardzo czasochłonne. Każdego dnia różnorakie zbiory dokumentów przyjęć i wydań sortowano i archiwizowano w celu potwierdzenia odbioru i wysyłki. – Zanim się zorientowaliśmy, generowaliśmy ponad dwa miliony dokumentów rocznie – komentuje Len Sokaloski.
W odpowiedzi na ten problem, spedytor morski postanowił znaleźć rozwiązanie, które zmodernizowałoby przepływ pracy i zlikwidowało większą część wydruków – elektroniczne odpowiedniki drukowanych dokumentów znalazłyby się w bazie danych online z funkcją wyszukiwania.
Spółka Kuehne + Nagel to stały, wieloletni klient Lexmark, dla którego wprowadzona została standaryzacja druku, technologia druku wielofunkcyjnego w oddziałach w USA oraz usługi zarządzania drukiem (MPS). Obecnie Lexmark dostarcza szereg innowacyjnych usług, takich jak: proaktywne zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi, zarządzanie awariami i naprawami, zdalna pomoc techniczna, a także usługi szkoleniowe i konserwacyjne dla Kuehne + Nagel w całych Stanach Zjednoczonych.
Dzięki znormalizowanej i zoptymalizowanej infrastrukturze wyjściowej drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) Lexmark, spółka Kuehne + Nagel nie musiała daleko szukać eksperta w zakresie usprawniania obiegu dokumentów w formie papierowej.
– Dzięki współpracy z Lexmark znaleźliśmy idealne rozwiązanie do zarządzania tak dużymi wolumenami dokumentów: indeksowanie elektroniczne. – powiedział Keathley.
Rozwiązanie
We współpracy partnerskiej z Lexmark, spółka Kuehne + Nagel przeanalizowała swoje działania operacyjne pod kątem ograniczenia druku, wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów oraz zdygitalizowania i katalogowania przychodzących dokumentów papierowych. Po tej analizie spółka zainstalowała rozwiązanie Lexmark Logistics Document Management.
Kuehne + Nagel wykorzystuje to rozwiązanie do tworzenia elektronicznych odpowiedników papierowych formularzy, przesyłając e-formularze do wewnętrznego zatwierdzenia oraz bezpośrednio do klientów. Dokumenty przychodzące są skanowane na urządzeniach wielofunkcyjnych Lexmark, dostają unikatowy identyfikacyjny kod kreskowy i są indeksowane w repozytorium dokumentów firmy. Dokumenty wychodzące generowane przez nowy system są również opatrzone kodem kreskowym i indeksowane. Po wydrukowaniu i podpisaniu listów przewozowych przez kierowców, dokumenty są skanowane i indeksowane, dzięki czemu działania każdego kierowcy mogą zostać zweryfikowane w ciągu zaledwie kilku sekund.
Pobieranie dokumentów trwa teraz kilka sekund. Pracownicy Kuehne + Nagel odpowiadają w trybie natychmiastowym na reklamacje klientów przez telefon, co stanowi ogromne ułatwienie w porównaniu z ręcznym pobieraniem dokumentów z magazynu.
Kuehne + Nagel korzysta również z rozwiązania Electronic Forms and Workflow spółki Lexmark do tworzenia cyfrowych formularzy autoryzacji w celu monitorowania zapasów. Rozwiązanie to pomaga śledzić cyfrowe zatwierdzenia i podpisy oraz upraszcza procedurę reklamacji i audyty. Urządzenia wielofunkcyjne Lexmark, które obsługują te zaawansowane rozwiązania programowe, zapewniają również drukowanie na żądanie, nawet na nietypowych nośnikach, dzięki czemu Kuehne + Nagel może samodzielnie drukować etykiety, arkusze konfiguracyjne i instrukcje obsługi, co zapewnia większą elastyczność i optymalizację kosztów.
Efekty
Zakład Kuehne + Nagel w Southaven zmniejszył ilość drukowanych dokumentów przewozowych o 50%. Nowy obieg dokumentów jest również idealnym rozwiązaniem, szczególnie w przypadku audytu.
– Teraz możemy szybko pobrać każdy dokument i wyświetlić go na ekranie – powiedział Keathley.
Rocznie w zakładzie w Southaven ponad dwa miliony dokumentów otrzymuje kody kreskowe i zostaje zaindeksowane elektronicznie, co również pomaga spółce dbać o środowisko naturalne.
Przy wyborze rozwiązania spółki Lexmark zmniejszenie zużycia papieru było łatwo mierzalnym czynnikiem, być może najbardziej korzystnym czynnikiem jest szybkość, z jaką firma Kuehne + Nagel odpowiada teraz na zapytania. – Nasz czas potrzebny na odzyskanie dokumentów znacznie się skrócił – z godzin do minut – powiedział Sokaloski. – Nie tylko pracownicy Kuehne + Nagel mają dostęp do tych dokumentów, ale również nasi klienci.
Rozwiązania oferowane przez spółkę Lexmark podnoszą produktywność również w innych obszarach magazynowania, w tym w zakresie monitorowania zapasów. – Korzystając z eForms, wyeliminowaliśmy papierochłonne procesy w całym magazynie – powiedział Keathley.
Te wyniki oraz oszczędności są dodatkiem do ponad 1 mln USD rocznych oszczędności uzyskanych dzięki zaangażowaniu MPS, które również zredukowało liczbę wydruków w korporacji o 1,1 mln stron rocznie.
– Współpraca z Lexmark pomogła nam pokonać przeszkody i stworzyć wydajne rozwiązanie, które ulepsza środowisko naszego magazynu i usprawnia działalność operacyjną – powiedział Jonathan Keathley, Kierownik projektów IT w Southaven Distribution Center Kuehne + Nagel. – Dzięki firmie Lexmark zwiększyliśmy naszą produktywność.
Aktualności, wydarzenia, komentarze, branżowe czasopisma - bądź na bieżąco. Zapisz się do newslettera portalu logistyczny.com - KLIKNIJ
