Obowiązek inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości (Ustawa o rachunkowości Dz.U.2018.0.395), która w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Firmy mają za zadanie rzetelnie przedstawić swoją sytuację majątkową i finansową, aby pozostać wiarygodnymi dla obecnych i potencjalnych kontrahentów. Jednak traktowanie remanentu jako zła koniecznego, wymuszonego przepisami jest błędem. Dzięki niemu możliwa jest bowiem rzetelna ocena posiadanego majątku oraz wypracowanie efektywnego planu zarządzania nim. Inwentaryzacja to papierek lakmusowy stanowiący o kondycji danej firmy. Natomiast rodzajów, zasad i metod inwentaryzacji jest wiele. Ich wybór zawsze zależy od indywidualnych preferencji firmy. Pewne jest, że inwentaryzację trzeba wykonać, ale jak przeprowadzić ją najskuteczniej?

Samodzielność nie zawsze się opłaca

Przeprowadzenie inwentaryzacji we własnym zakresie wydaje się najlepszym i najtańszym rozwiązaniem, ten trop często okazuje się jednak zgubny. Remanent mocno angażuje personel i wszystkie zasoby przedsiębiorstwa, a to dla właścicieli oznacza kosztowny paraliż firmy. Często wiąże się także z koniecznością wypłacenia swoim pracownikom należności za nadgodziny lub ich zajęciem w trakcie pracy, podczas której powinni wykonywać swoje standardowe obowiązki. Dodatkowym problemem staje się brak umiejętności odpowiedniego zarządzania i zorganizowania całego procesu w taki sposób, żeby nie zakłócał on prawidłowego funkcjonowania firmy. Na przedsiębiorstwa decydujące się na samodzielne wykonanie inwentaryzacji czyha wiele pułapek w postaci skomplikowanych procedur, które są zawiłe i łatwo przy nich o pomyłkę. Sidła kryją się także pod postacią technicznych niedoskonałości systemów ewidencji, specyfiki spisu wybranych materiałów czy ludzkiej omylności. Wszystkie te czynniki są w stanie mocno wpłynąć na rozbieżności między stanem rzeczywistym a tym zapisanym w ewidencji księgowej. Można powiedzieć zatem, że wybierając samodzielne przeprowadzenie inwentaryzacji, zastawiamy wnyki sami na siebie.

Ryzykowne delegowanie działań

Z obawy przed wszelkimi zasadzkami, część przedsiębiorstw korzysta z outsourcingu i decyduje się na wynajęcie firmy, która przeprowadzaniem inwentaryzacji zajmuje się zawodowo.

Obecnie firmy zajmujące się tego typu usługami często specjalizują się w określonych branżach:

• produkcyjnej,
• magazynowej,
• logistycznej,
• multimedialnej,
• FMCG itp.,

a ich mnogość pozwala na swobodny wybór z dużej liczby propozycji.

Takie rozwiązanie łączy w sobie tradycyjne metody spisowe z bardziej zaawansowaną technologią, ponieważ firmy posiadają z reguły swoje oprogramowanie kompatybilne z terminalem mobilnym, do którego importowane są dane z bazy klientów. Wynajęcie zewnętrznej firmy rodzi jednak spore ryzyko w wielu aspektach. Przede wszystkim, tego typu usługodawcy rekrutują pracowników pod konkretne projekty, są to zatem ludzie z zewnątrz, dobrani przypadkowo i wykonujący zlecenie pod nadzorem firmy inwentaryzacyjnej. Udostępnienie szczegółowych danych o przedsiębiorstwie dużej liczbie nieznanych osób i wpuszczenie ich na teren zakładu rodzi wiele zagrożeń na różnych obszarach działalności. Warto więc pamiętać, że informacje istotne dla funkcjonowania organizacji powinniśmy przekazywać wyłącznie zaufanym i sprawdzonym firmom, posiadającym duże doświadczenie na rynku. Należy też zwrócić uwagę na koszty, które są ściśle powiązane z bezpieczeństwem chronionych przez nas danych. Profesjonalne firmy oferują kosztowne usługi, co może skutkować brakiem opłacalności w przypadku podjęcia długofalowej współpracy w zakresie outsourcingu. Powyższe informacje rzucają światło na temat związany ze specjalistycznym oprogramowaniem, które pozwala na dopasowanie aplikacji inwentaryzacyjnej do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

HDF Inwentaryzacja - precyzja i pełna kontrola dzięki profesjonalnemu oprogramowaniu

Wspomnieliśmy już wyżej, że jedną ze strategii efektywnego zarządzania firmą jest wnikliwa kontrola operacji gospodarczych oraz ochrona składników majątkowych. Warto pamiętać, że inwentaryzacja może pomóc w zidentyfikowaniu obszarów, w których konieczne jest usprawnienie gospodarki składnikami majątkowymi. Proces ten automatyzuje specjalistyczne oprogramowanie stworzone przez specjalistów HDF Polska - Inwentaryzacja 6.0. „Wybór takiego rozwiązania to przede wszystkim ograniczenie kosztów oraz redukcja aż do 80% czasu potrzebnego na wykonanie spisu z natury.

Dodatkowo oprogramowanie, w przeciwieństwie do człowieka, jest nieomylne i w pełni dostosowane do specyfiki danej organizacji. Dzięki temu jest także wiarygodnym źródłem nadzoru i wiedzy na temat stanu posiadania” – informuje Łukasz Russak z HDF Software sp. z o.o., firmy specjalizującej się w projektowaniu systemów na zamówienie. „Oferowany przez nas program HDF Inwentaryzacja 6.0 to połączenie wszystkich funkcji niezbędnych do przeprowadzenia tego procesu, dodatkowo jest stworzony przy uwzględnieniu obowiązujących norm prawnych. Może on inwentaryzować automatycznie - przy wykorzystaniu terminali kodów kreskowych lub ręcznie.

Bez problemu kontynuuje wcześniej rozpoczętą inwentaryzację - zarówno wszystkich środków trwałych, jak i tych wybranych. Szereg innowacji zaimplementowanych w najświeższej wersji sprawia, że oprogramowanie wspiera najnowsze systemy operacyjne, posiada ulepszony i jeszcze bardziej intuicyjny interfejs, rozbudowaną możliwość filtrowania szczegółowych parametrów. Ponadto użytkownicy programu mogą dobrać metodę amortyzacji dla wskazanych przez siebie środków, określić plan automatycznego naliczania amortyzacji dla danego okresu oraz obliczać amortyzację księgową i podatkową. Dostępna jest też historia amortyzacji oraz szczegółowe raportowanie. W tym ostatnim przypadku użytkownik może nie tylko generować różnego rodzaju raporty, które będą uwzględniać zdefiniowane przez niego kryteria, ale także określać nazwy dla wybranych typów raportów, korzystając też z dostępnych opcji domyślnych. Warto także wspomnieć, że aplikacja umożliwia drukowanie etykiet, opisywanie środków, ciągłą aktualizację bazy danych, import i eksport informacji o środkach trwałych oraz ich grupowanie, oferując przy tym wielopoziomowy system uprawnień i zapewniając lepszą organizację pracy” - kończy Łukasz Russak.

Odpowiadając na pytania postawione we wstępie - najskuteczniejszym rozwiązaniem jest wybór specjalistycznego oprogramowania do inwentaryzacji, które pozwoli na zebranie cennych informacji dotyczących usprawnienia gospodarki majątkowej przedsiębiorstwa. Jest to najbardziej opłacalna inwestycja, która szybko się zwróci, a przy okazji oferuje bezpieczeństwo oraz pełną kontrolę nad procesem przeprowadzania spisu z natury.