Rynek użytkowników platform przetargowych jest bardzo zróżnicowany. Każdy klient jest inny i posiada własną charakterystykę prowadzonego przez siebie biznesu. Są małe firmy, prowadzące interesy wyłącznie lokalnie, jak i większe – o znacznie szerszym, międzynarodowym zasięgu. Nie zmienia to faktu, że rozważając skorzystanie z usług platformy przetargowej na usługi transportowe, każdy przyszły użytkownik powinien wziąć pod uwagę określone kryteria, które dla każdego będą miały istotną rangę.

 

Motywacje użytkowników w procesie wyboru platformy przetargowej są dość zróżnicowane. Część za priorytet uznaje koszt postępowania, inni zaś kierują się np. wygodą przy tworzeniu ofert. Podstawowe przy analizie dostępnych na rynku ofert są przede wszystkim dwa czynniki – zasięg oraz bezpieczeństwo. Ten pierwszy umożliwia dotarcie do potężnej floty rozlokowanej na terenie wielu krajów, dzięki czemu można łatwo pozyskać stałych kontrahentów w relacji międzynarodowej. Z kolei bezpieczeństwo zapewniane przez operatora platformy poprzez weryfikację podmiotów dopuszczonych do przetargu redukuje ryzyko związane z trafieniem na nieuczciwego przewoźnika do minimum. Argumenty te potwierdza Dariusz Korbut, Dyrektor Przedstawicielstwa TimoCom na Polskę. – Platforma przetargowa powinna przede wszystkim cechować się wysokimi standardami bezpieczeństwa, gdyż jak wiadomo załadowcy chcą powierzać swoje ładunki zaufanym usługodawcom transportowym. Po drugie, ważne, by wprowadzane przez nadawców przetargi docierały do szerokiego grona odbiorców, co więcej, by grupa ta spełniała kryteria konkretnego załadowcy/przetargu. Po trzecie, niezwykle istotne jest również to, by program pozwalał na sprawną i szybką pracę, by likwidował, bądź przynajmniej ograniczał, skomplikowane procedury – wymienia przedstawiciel giełdy oferującej platformę TC eBid.

 

Bez wątpienia, transport, dystrybucja i logistyka należą do najbardziej złożonych kategorii usług, absorbujących znaczącą część wydatków przedsiębiorstwa. Dlatego procesy przetargowe w tym obszarze są przedmiotem szczególnej uwagi, a narzędzia do ich obsługi powinny spełniać specyficzne kryteria.

 

Bez wątpienia, transport, dystrybucja i logistyka należą do najbardziej złożonych kategorii usług, absorbujących znaczącą część wydatków przedsiębiorstwa. Dlatego procesy przetargowe w tym obszarze są przedmiotem szczególnej uwagi, a narzędzia do ich obsługi powinny spełniać specyficzne kryteria. Specjalizacja w usługach logistycznych, elastyczność oraz skalowalność oprogramowania są podstawowymi parametrami określającymi użyteczność platformy przetargowej dla logistyki. – Klienci oczekują od systemu możliwości pełnego dostosowania go do obowiązujących w firmie procedur przetargowych, a co więcej, ma on zapewniać szybkie i łatwe opracowywanie zarówno prostych, jak i kompleksowych zapytań ofertowych. Możliwość dowolnej interakcji i samodzielnej pracy użytkownika w systemie w dowolnym momencie jest elementem równie ważnym, jak dostępność wykwalifikowanych konsultantów operatora platformy, którzy znają specyfikę procesów transportu, zakupów oraz oprogramowania – mówi Wojciech Bujak, Business Development Manager z firmy TICONTRACT.

 

Wspomniana elastyczność systemu oznacza np.: zdolność do szybkiego zaimportowania danych statystycznych o wysyłkach i obecnie obowiązujących stawkach, szybkiego kopiowania danych z zewnętrznych źródeł czy też obsługi różnorodnych walut w ofertach. Z kolei skalowalność gwarantuje firmie możliwość strategicznego planowania, zapewniając, że w dowolnym momencie system można wdrożyć w jej dowolnie zlokalizowanych oddziałach, natychmiastowo dostosować do określonych procedur i korzystać z gotowych wzorów.

 

 

Jak sama nazwa wskazuje, platformy przetargowe na kontrakty transportowe wspierają przedsiębiorstwa w wyłanianiu kontrahentów świadczących usługi przewozowe na stałych relacjach w określonym czasie. Wspomniana na wstępnie rosnąca konkurencja wymusiła jednak na oferentach platform przetargowych dywersyfikację usług. – To właśnie cechy platformy, takie jak specjalizacja, elastyczność czy baza pracujących na platformie dostawców przekładają się na jej wielofunkcyjność– potwierdza Wojciech Bujak i dodaje, że moduł TICONTRACT Tendering obsługuje procesy przetargowe dotyczące każdego rodzaju usług logistycznych: od transportu drogowego (58 proc. projektów), morskiego (23 proc.), lotniczego (12 proc.) i kolejowego aż po usługi kurierskie, magazynowanie i kompleksowe projekty logistyczne (6 proc.). Platforma jest także wykorzystywana do przetargów na zakupy komponentów do produkcji, opakowań czy innych środków ogólnego przeznaczenia. Tylko w ubiegłym roku, na platformie przeprowadzono 7300 przetargów. Platforma wykorzystywana jest również do bieżących analiz i „benchmarkingu” systemów transportowych.

 

Platforma TICONTRACT zapewnia klientom również specjalistyczne narzędzia do zarządzania długoterminowymi umowami i kosztami transportu. Moduł Rate Management jest centralną bazą danych połączoną interfejsem z platformą TRANSPOREON oraz systemami klasy ERP (SAP) czy TMS. – Obecnie, z modułem Billing, TICONTRACT jest w stanie w pełni obsługiwać obieg danych finansowych „Procure to pay” dla usług transportowo-logistycznych. Platforma zapewnia efektywny i przyjazny użytkownikowi proces weryfikacji i akceptacji faktur za usługi transportowe. Pozwala sprawdzać zestawienia operacji otrzymane od przewoźników oraz naliczone opłaty za jednym kliknięciem – mówi Wojciech Bujak. –Ujawnione niezgodności mogą być wyjaśniane z użyciem zintegrowanego komunikatora. System może być także zastosowany w trybie samofakturowania, aby eliminować prace związane z kontrolingiem po stronie załadowcy i przewoźnika– dodaje.

 

Jak sama nazwa wskazuje, platformy przetargowe na kontrakty transportowe wspierają przedsiębiorstwa w wyłanianiu kontrahentów świadczących usługi przewozowe na stałych relacjach w określonym czasie. Rosnąca konkurencja wymusiła jednak na oferentach platform przetargowych dywersyfikację usług.

 

Z kolei TC eBid jest tylko jednym z elementów rozbudowanej platformy zleceń TimoCom. Jego nabywcy zyskują także dostęp do pozostałych programów, czyli wiodącej w Europie giełdy transportowej TC Truck&Cargo, giełdy powierzchni magazynowych, europejskiego indeksu firm transportowych TC Profile® oraz modułu kalkulacyjno-trackingowego TC eMap, który umożliwia monitorowanie w jednym miejscu pojazdów wyposażonych w różne systemy telematyczne. – Użytkownicy platformy mogą dzięki temu w każdej chwili przejść do mapy, która wskaże im, gdzie aktualnie znajdują się pojazdy z ich ładunkami, obliczy czas i koszty dojazdu, a nawet wyświetli natężenie ruchu na drogach w całej Europie. Co więcej, w razie potrzeby mogą skorzystać z możliwości, jakie daje im rynek spot i znaleźć doraźnego partnera biznesowego lub magazyn – mówi Dariusz Korbut.

 

Podobnego rodzaju usługę ma w swojej ofercie również firma SmartFrigo. W zależności od potrzeb klienta przetarg może dotyczyć usług przewozów krajowych, międzynarodowych dla ładunków drobnicowych, częściowych oraz całopojazdowych samochodami o ładowności od 1,5 do 24 t z różnymi rodzajami nadwozia. – Oprócz przewozów regularnych przetarg może dotyczyć usług dystrybucji krajowej, spedycji, usługi celnych, terminalowych i może być organizowany w celu zakontraktowania dodatkowych usługodawców do obsługi nowych relacji, w celu rozbudowy sieci dystrybucyjnej lub w celu optymalizacji usług świadczonych przez obecnych usługodawców – mówi Bartłomiej Lubikowski, CEO w firmie SmartFrigo. Platforma oprócz samego narzędzia przetargowego może zaoferować klientowi również usługodawców wyspecjalizowanych pod kątem rodzaju przewożonych towarów, mających doświadczenie np. w transporcie produktów dystrybucyjnych lub wyspecjalizowanych w transporcie żywności z nadzorem temperatury posiadających pojazdy z dedykowanym nadwoziem typu izoterma, chłodnia, mroźnia.

 

Nieco inny charakter usługi niż typowa platforma przetargowa ma w swojej ofercie firma Wtransnet. Jest ona de facto giełdą wolnych ładunków i pojazdów, ale w ofercie posiada usługę Giełda Stałych Tras. – To innowacyjne narzędzie jest swojego rodzaju platformą do nawiązywania stałej współpracy pomiędzy firmami transportowymi, spedycyjnymi i logistycznymi z całej Europy. Umożliwia ono firmom zgłaszanie ofert regularnych ładunków, a przewoźnikom wprowadzanie informacji o dostępnych pojazdach na preferowanych przez siebie trasach – rozwiązanie dostępne jest w trzech opcjach – wyjaśnia Joanna Zielińska, Area Manager w firmie Wtransnet. Giełda stałych tras pozwala na zawieranie długoterminowej współpracy dotyczącej transportu na konkretnych trasach oferowanych przez zleceniodawców (np. trzy plandeki na trasie Berlin – Warszawa, w konkretnych dniach tygodnia, na okres pół roku). W ten sposób przewoźnicy, którzy specjalizują się w transporcie na danym kierunku (np. mają już podpisane kontrakty na transport do Berlina i szukają ładunków powrotnych) lub ich bazy są zlokalizowane blisko miejsca za- czy rozładunku mogą nawiązać stałą współpracę, optymalizując jednocześnie wykorzystanie zasobów własnej firmy.

 

 

Wiadomo, że każdy potencjalny użytkownik platformy przetargowej, zanim wybierze najdogodniejszą dla niego opcję dostępną na rynku, ma swoje określone procedury, którymi kierował się wcześniej ogłaszając przetarg na własną rękę. Różnorodność w tym obszarze może być znaczna, aczkolwiek oferenci platform przetargowych starają się w miarę możliwości udogodnić klientom sprawne korzystanie z dostępnych narzędzi. Co do zasady procedura przetargowa jest dość ujednolicona, w związku z czym jej przebieg niezależnie od platformy wygląda w zbliżony sposób. W pierwszej kolejności tworzona jest oferta zlecenia transportu, w której określone są dokładne parametry, takie jak: trasa, gabaryty ładunku czy minimalna kwota ubezpieczenia. Następnie, w zależności od wybranych ustawień, przetarg staje się ogólnodostępny lub jest kierowany do zamkniętego grona wybranych wcześniej firm przewozowych. Kolejnym etapem jest wybór odpowiedniej oferty w oparciu o nadesłane propozycje cenowe oraz udostępnione informacje o oferentach (dokumenty, licencje, certyfikaty itd.). Na koniec dochodzi do zawarcia umowy, w efekcie czego wysyłane jest zlecenie do przewoźnika, a po otrzymaniu potwierdzenia generowany jest dokument CMR.

 

– Tradycyjne sposoby przeprowadzania przetargów były bardzo skomplikowane. Organizujący przetargi bardzo często otrzymywali oferty w różnych formach, różnych terminach. Poświęcali mnóstwo czasu na to, by informować usługodawców o przetargu i zapraszać ich do wzięcia w nim udziału. Trudne było też weryfikowanie potencjalnych partnerów. TC eBid znacznie uprościł cały proces – mówi Dariusz Korbut z TimoCom. Do programu otrzymują bowiem dostęp jedynie skrupulatnie sprawdzeni użytkownicy. Platforma TC eBid pozwala wystawić przetargi zarówno dla częściowych, jak i kompletnych ładunków. Za pośrednictwem platformy od 2009 r. już prawie 8500 różnych przedsiębiorstw ogłosiło blisko 22 000 przetargów. W branży TSL czas odgrywa bardzo ważną rolę. Z pomocą platformy TimoCom rozpisanie przetargu jest bardzo proste: odbywa się to w kilku prostych krokach. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie szczegółów, takich jak: nazwa przetargu, sposób wyceny czy też rodzaj towaru. Następnie istnieje możliwość wyboru języka prowadzenia negocjacji, sposobu zlecania czy też warunków płatności. Oferent może ponadto załączyć dokumenty PDF, jak na przykład zalecenia dotyczące ładunku lub reguły odpowiedzialności. Na koniec może on również ustalić, które firmy mogą wziąć udział w przetargu lub czy będzie on widoczny dla wszystkich klientów TimoCom, czy tylko dla wybranych. – Po zakończeniu przygotowywania przetargu możliwe jest ponowne sprawdzenie zawartych w nim informacji. Następnie dane są przesyłane do zespołu ekspertów TimoCom w celu ich sprawdzenia. Po kontroli przetarg zostaje udostępniony on-line– mówi Dariusz Korbut.

 

 

W przypadku platformy TICONTRACT klienci mogą przeprowadzać przetargi w grupie obecnych dostawców, jak również korzystać z zasobów bazy firm na platformie. Proces zaczyna się więc od selekcji dostawców usług logistycznych. – Klient może wyszukiwać w bazie według wielu kryteriów, jak flota, kierunki, licencje itp. – mówi Wojciech Bujak.

 

Ponadto platforma zapewnia dodatkowe możliwości ankietowania dostawców. Dzięki funkcji RFI, klient może swobodnie opracować własny kwestionariusz dostawcy i zdefiniować punktacje dla udzielanych odpowiedzi. Wyselekcjonowani dostawcy zostają zaproszeni do udziału w przetargu – wystarczy jedno kliknięcie, niepotrzebna jest dodatkowa korespondencja, system generuje ją automatycznie. Treść zapytania może być dowolnie określona przez kupującego. Użytkownik może wykorzystać generator przetargu na platformie i opracować przetarg od podstaw lub skorzystać z opracowanych wcześniej wzorów lub poprzednich przetargów. Tabele cenowe można dowolnie personalizować – mogą one obejmować nawet tysiące pól. Dodatkowo użytkownik może definiować pola obowiązkowe, formuły obliczeniowe, waluty, ceny referencyjne, ilości i jednostki, jak również parametry pozacenowe, np. czas dostawy czy wskaźniki KPI. – Po zebraniu ofert, kwotacje można natychmiast porównywać w funkcji analiz, symulując różnorodne scenariusze alokacji zleceń. Za jednym kliknięciem generowane są porównania ofert i symulacji do cen referencyjnych oraz różnorodne raporty. Symulacje można opierać na zdefiniowanych algorytmach i różnorodnych filtrach lub określać podział ładunków samodzielnie. Finalnie określone alokacje można natychmiast wysłać do dostawcy, zapisać na dysku lub transmitować do innych systemów. A to jedynie wybrane z szerokich możliwości analitycznych sytemu, które można wykorzystywać nie tylko do analizy ofert, ale także do prognozowania przyszłych kosztów i budżetów – podsumowuje Wojciech Bujak.

 

Z kolei dla przewozów regularnych ogłoszenie przetargu na platformie SmartFrigo polega na uzupełnieniu prostego formularza, gdzie wskazujemy m.in. relacje, parametry towaru, tabor oraz dodatkowe informację, po czym publikujemy przetarg. Od tego momentu w panelu z ofertami możemy obserwować proponowane od przewoźników stawki z możliwością rozmowy przez wbudowany komunikator CZAT. – Klient oprócz przewozów regularnych krajowych i międzynarodowych może również za naszym pośrednictwem zorganizować przetarg globalny na transporty liniowe, usługi w zakresie dystrybucji, spedycji, usługi terminalowe, obsługę logistyczną według własnych kryteriów w przygotowanym przez siebie kwestionariuszu– mówi Bartłomiej Lubikowski. Ogłoszony przetarg dociera do setek dedykowanych usługodawców korzystających z platformy z możliwością filtrowania tej grupy oraz zaimportowania własnej grupy usługodawców, którzy mają wziąć udział w przetargu.

 

***

 

 

– TICONTRACT jest wiodącą, internetową platformą logistyczną do kompleksowego zarządzania procesami przetargowymi, obsługi stawek i umów z partnerami oraz kontroli kosztów transportu.

 

Za pośrednictwem modułu przetargowego załadowcy mogą ogłaszać przetargi na wszystkie rodzaje transportu (drogowego, morskiego czy też lotniczego) oraz wybierać odpowiednich przewoźników wedle własnych preferencji, korzystając przy tym z szerokiej bazy ponad 23 500 firm transportowych. Dzięki wydajnym funkcjom analizy wyników, niezbędne w procesie decyzyjnym kalkulacje i prognozy kosztów dostępne są natychmiast po zebraniu ofert. Platforma jest łatwa w obsłudze dla pracowników i działa w pełni on-line. Łatwość obsługi systemu zapewnia szybką implementacje oraz możliwość zaadoptowania systemu do indywidualnej strategii zakupu usług transportowych.

 

W uzupełnieniu modułu przetargowego, moduł Rate Management pomaga w codziennym zarządzaniu bazą stawek frachtowych, okresową waloryzacją oraz administrowaniem umowami partnerów transportowych. Jego funkcjonalność obejmuje nadzór nad aktualnością lub terminem wygaśnięcia stawek i podpisanych umów oraz zapewnia wydajne, proste w obsłudze funkcje wyszukiwania i kalkulacji opłat. Platforma zapewnia także efektywny i przyjazny użytkownikowi proces weryfikacji i akceptacji kosztów. System jest także w pełni gotowy do obsługi procesów samofakturowania.

 

 

***

– Za pośrednictwem TC eBid firmy produkcyjne, handlowe i spedycyjne ogłaszają przetargi on-line na transport ładunków w określonych terminach, na stałych trasach. Każdy przetarg może dotrzeć do 33 000 zweryfikowanych usługodawców z całej Europy. Z drugiej strony, swoje oferty do tych przetargów składają sprawdzeni przewoźnicy zainteresowani pozyskaniem długoterminowych umów na transport. Program charakteryzuje się niespotykaną na rynku transparentnością: podczas trwania całego przetargu żadna ze stron nie widzi wpływających ofert, dzięki czemu nie dochodzi do wojny cenowej i stosowania cen dumpingowych. Firma ogłaszająca przetarg otrzymuje kompletny spis ofert dopiero po zakończeniu przetargu. W wynikach przetargu zleceniodawca znajduje nie tylko porównanie propozycji wszystkich usługodawców, którzy złożyli swoje oferty, ale także dokładne, procentowe wyliczenie korzyści wynikających z wyboru każdej z nich. Przewoźnicy korzystający z TC eBid, a których profil działalności odpowiada potrzebom firmy poszukującej usługodawców, są informowani e-mailem o każdym nowym przetargu. TC eBid – opierając się na bazie użytkowników giełdy ofert transportowych TC Truck&Cargo– łączy najlepsze aspekty sektora usług przewozów doraźnych z elementami gałęzi długoterminowych kontraktów na transport ładunków.

 

 

***

– SmartFrigo, oprócz funkcji giełdy transportowej dla jednorazowych zleceń transportów, to również profesjonalna platforma przetargowa, umożliwiająca pozyskiwanie usługodawców do długoterminowej współpracy.

 

Za pomocą platformy SmartFrigo można zorganizować przetarg na przewozy regularne w formie konkursu ofert oraz przetargi globalne na transporty liniowe, usługi dystrybucji, usługi spedycji, usługi terminalowe czy obsługę logistyczną. Forma przetargu nie musi być szablonowa, dzięki czemu klient może przygotować własny kwestionariusz przetargowy według swoich potrzeb, procedur i dokonać kwotacji wśród ponad tysiąca usługodawców korzystających z platformy.

 

SmartFrigo dzięki swojej specjalizacji udostępnia oferty przetargowe zweryfikowanym usługodawcom specjalizującym się w przewozach towarów chłodzonych, mrożonych, wymagających temperatury kontrolowanej. Nasi przewoźnicy posiadają oprócz chłodni standardowych, specjalistyczne rodzaje nadwozia: chłodnie hakowe, multitemperatura, doppelstock oraz mroźnie. Dodatkowym atutem naszych usługodawców jest specjalizacja w przewozie towarów neutralnych wymagających sztywnej zabudowy, tj. skrzyni lub izotermy.